Du willst doch, dass so viele kommen wie möglich, oder? Wenn man jetzt anfängt zu planen wäre ein Termin im nächsten Sommer (Juni, Juli) realistisch.
Denk mal daran, dass arbeitende Menschen ihren Jahresurlaub planen müssen, die haben nur begrenzt davon. Für dieses Jahr dürfte der Zug daher bei den meisten auch abgefahren sein. Außerdem beginnt ab Ende November irgendwann auch die Zeit, wo Weihnachtsfeiern in Firmen, Vereinen etc. anstehen.
Weiterhin sollte der Termin auch in den Semester-/Schulferien liegen, zumindest so vieler Bundesländer wie möglich, um auch Schülern und Studenten eine bessere Chance zu geben, kommen zu können, von daher wäre es sogar eher sinnvoll, Mitte Juli bis August anzupeilen.
Je kurzfristiger die Planung, desto mehr potentielle Teilnehmer werden es nicht einrichten können.