Also wenn wir im Geschäft Reisen für andere organisieren, gehen wir so vor, dass wir erstmal (kostenfrei) die Zimmer reservieren und den Anmeldezeitpunkt so legen, dass eine kostenfreie Stornierung der Unterbringung noch möglich ist.
Ich habe jetzt die Geschäftsbedingungen des Hotels nicht gelesen/parat, aber wenn sie -sagen wir mal- bei einem Termin über den 01.05. eine Stornierungsfrist bis zum 01.03. hätten, dann könntest Du jetzt reservieren und für eine verbindliche Anmeldung bitten, dass diejenigen, die das Hotel nutzen wollen, sich bis zum 26.02. bei Dir melden und ihren Anteil bis dahin überweisen (mit Online-Überweisungen dauert das normalerweise keine 24 Stunden). Kommen nicht genug zusammen, müsstest Du halt den Umstand in Kauf nehmen, dass Du das Geld zurück überweisen müsstest, aber Du hättest den Termin so, dass Du verbindlich reservieren kannst und im Zweifel die Kohle hast, um irgendwelche Stornierungsgebühren oder ähnliches zu zahlen. Du hättest so auch Gelegenheit kostenfrei zu stornieren, wenn Ende Februar zu wenige Anmeldung vorliegen...
Ich selbst habe das Problem, dass ich mich derzeit nicht anmelden kann, da ich nicht weiß, was an beruflichen und privaten Terminen in dem Zeitraum ansteht. Ich wäre aber bereit einen kleinen Reservierungsobulus abzudrücken, den man für die Risikoabdeckung einer verspäteten Stornierung beim Hotel aufbringen müsste!
