Zu Namen macht man sich am besten eine Liste, so 20 bis 30 Stück, die man sich bereitlegt und bei Bedarf wird einer von der Liste genommen.
Ansonsten kann ich nur sagen: Im Rollenspiel funktioniert es genauso wie bei allen Arbeiten, wo man Material vorbereitet, sei es ein Referat, eine Präsentation oder eben eine Geschichte.
Wer sich in seiner Zettelwirtschaft verirrt, sollte seine Zettel noch mal ins Reine schreiben, mit farblichen Markern oder Postits versehen, heften oder klammern.
Wenn du dich mit deinen Regionen und Reichen verhedderst, könntest du z.B. Symbole für die einzelnen Reiche erstellen (z.B. Baum für ein Waldgebiet, Handschuh für ein Reich unter der Herrschaft Helms usw.) und dieses Symbol an den Rand zeichnen, wenn es in dem Absatz um dieses Thema geht.